国际会议申报程序（2021版）
1. 举办会议预报
(1) 预报对象：历年开放预报的对象，既包括拟在次年内举办的国际会议、也包括拟在次年之后举办，但须在次年内对外承诺或申办的国际会议。根据目前疫情防控要求，国际会议需全程线上进行或使用线上线下相结合（外方代表在线会议）的形式。
(2) 预报时间：提前一年年底（通常为 10 月底）提交会议预报申请，或在当年上半年 4 月份补报下半年会议。
(3) 预报方式： 会议申报人在教育部国际会议报批平台（网址：http://econf.hust.edu.cn/）的 “会议预报申报” 模块中按系统要求提交预报（可参考会议预报流程：“附件-教育部国际会议报批平台-会议预报指南”，会议正式申报流程：“附件：上海交通大学国际会议预报申报流程”）。
(4) 审核流程：申报人所在单位的外事分管领导在平台上进行初审确认；本单位已经预报的国际会议，可在“会议预报审核”模块→“操作”→“审核”。
2. 举办会议申报
(1) 提前 3-4 个月，在数字交大—服务大厅—国际交流--申办国际会议和沪港（澳）、海峡两岸研讨会；线上会议需在会议标题和会议举办城市中注明“线上会议”或“外方代表线上参会”，并在会议背景中进行说明；
(2) 获得会议批复（留存用于报销凭证）。
3.会议资助申报
每年 4 月、10 月发布院内通知，提交申请书及预算；国内会议资助的申报，请反馈至科研办；国际会议资助的申请，请反馈至国际办；后由学院党政联系会议讨论决定资助结果。
4. 办会报销
(1)会议宣传新闻、会议总结（图文并茂）；
(2)费用标准参见沪交财〔2019〕51 号《上海交通大学关于落实赋予科研管理更大自主权有关工作的通知》：
http://www.jdcw.sjtu.edu.cn/content.jsp?urltype=news.NewsContentUrl&wbtreeid=1010&wbnewsid=2330
(3)会议签到表；
(4)会议费用相关发票。
5.教师参加国际会议审批
(1) 线上参加国际会议报批流程
根据目前疫情防控要求，我校人员参加由外方举办的在线国际会议，应事先履行报批程序；
申请方式：数字交大——服务大厅——国际交流——参加外方举办的线上国际会议的申请——提交参会申请——审批通过，填表人可在申请表单的右上角点击“下载”按钮，取得批复文件——参会结束后，及时提交会议总结；
(2) 线下参加国际会议资助申请
(1)根据因公出国（境）流程办理批件及签证；
(2)回国后提交会议总结；
6. 教师参加国际会议资助申请
(1) 可申请校内资助《蒙民伟国际交流基金》：
申请对象：以上海交通大学为第一作者单位，以第一作者或通讯作者身份提交的学术论文被会议录取，并受邀在会议上做口头报告、邀请发言，或担任会议主席、联合主席或分会主席。墙报展示（Poster）、单纯的双边交流、参加会议一般不予资助；
申请时间：6 月 30 日/12 月 31 日；
申请材料详见 http://foundation.sjtu.edu.cn/site/index.php ；
资助额度：亚洲地区人民币 12000 元/人，欧美等其他地区人民币 15000元/人；
(2) 可申请设计学院资助，详见上交设计（内）【2018】16 号《设计学院资助教师参加学术会议管理办法》。
7.参会报销
参见《因公出国（境）报销流程》。
