2021-10-12 10:03
国际会议申报程序(2021版)

1. 举办会议预报
(1) 预报对象:历年开放预报的对象,既包括拟在次年内举办的国际会议、也包括拟在次年之后举办,但须在次年内对外承诺或申办的国际会议。根据目前疫情防控要求,国际会议需全程线上进行或使用线上线下相结合(外方代表在线会议)的形式。
(2) 预报时间:提前一年年底(通常为 10 月底)提交会议预报申请,或在当年上半年 4 月份补报下半年会议。
(3) 预报方式: 会议申报人在教育部国际会议报批平台(网址:http://econf.hust.edu.cn/)的 会议预报申报模块中按系统要求提交预报(可参考会议预报流程:附件-教育部国际会议报批平台-会议预报指南,会议正式申报流程:附件:上海交通大学国际会议预报申报流程)。
(4) 审核流程:申报人所在单位的外事分管领导在平台上进行初审确认;本单位已经预报的国际会议,可在会议预报审核模块→“操作”→“审核

2. 举办会议申报
(1) 提前 3-4 个月,在数字交大服务大厅国际交流--申办国际会议和沪港(澳)、海峡两岸研讨会;线上会议需在会议标题和会议举办城市中注明“线上会议”或“外方代表线上参会”,并在会议背景中进行说明;
(2) 获得会议批复(留存用于报销凭证)。

3.会议资助申报
每年 4 月、10 月发布院内通知,提交申请书及预算;国内会议资助的申报,请反馈至科研办;国际会议资助的申请,请反馈至国际办;后由学院党政联系会议讨论决定资助结果。

4. 办会报销
(1)会议宣传新闻、会议总结(图文并茂);
(2)费用标准参见沪交财〔201951 号《上海交通大学关于落实赋予科研管理更大自主权有关工作的通知》:
http://www.jdcw.sjtu.edu.cn/content.jsp?urltype=news.NewsContentUrl&wbtreeid=1010&wbnewsid=2330
(3)会议签到表;
(4)会议费用相关发票。

5.教师参加国际会议审批
(1) 线上参加国际会议报批流程
根据目前疫情防控要求,我校人员参加由外方举办的在线国际会议,应事先履行报批程序;
申请方式:数字交大——服务大厅——国际交流——参加外方举办的线上国际会议的申请——提交参会申请——审批通过,填表人可在申请表单的右上角点击下载按钮,取得批复文件——参会结束后,及时提交会议总结;
(2) 线下参加国际会议资助申请
(1)根据因公出国(境)流程办理批件及签证;
(2)回国后提交会议总结;

6. 教师参加国际会议资助申请
(1) 可申请校内资助《蒙民伟国际交流基金》:
申请对象:以上海交通大学为第一作者单位,以第一作者或通讯作者身份提交的学术论文被会议录取,并受邀在会议上做口头报告、邀请发言,或担任会议主席、联合主席或分会主席。墙报展示(Poster)、单纯的双边交流、参加会议一般不予资助;
申请时间:6 30 /12 31 日;
申请材料详见 http://foundation.sjtu.edu.cn/site/index.php
资助额度:亚洲地区人民币 12000 /人,欧美等其他地区人民币 15000/人;
(2) 可申请设计学院资助,详见上交设计(内)【201816 号《设计学院资助教师参加学术会议管理办法》。

7.参会报销
参见《因公出国(境)报销流程》。

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